“Die Vorlage hat mir geholfen, meine sehr spezifischen Fachkenntnisse in der archivischen Erschließung klar und verständlich darzustellen. Das hat sofort Kompetenz vermittelt.”
Daniel F., Archivar
Einleitung
Starke Einleitungen für Archivar/in
Der erste Satz entscheidet. Ein sorgfältiger, strukturierter Einstieg, der Ihre Leidenschaft für die Bewahrung von Wissen und Ihre methodische Kompetenz in der Erschließung zeigt, schafft sofort Vertrauen.
“Die Vergangenheit zu sichern, um die Zukunft zu verstehen – das ist die verantwortungsvolle Aufgabe von uns Archivaren. Mit meiner Expertise in der Bestandserschließung und der digitalen Archivierung bewerbe ich mich, um das Gedächtnis Ihrer Institution zu bewahren.”
“Mit einem Master-Abschluss im Archivwesen und praktischer Erfahrung im Umgang mit [Archivsoftware, z.B. AUGIAS] und dem Erschließungsstandard [z.B. ISAD(G)] bin ich bereit, Ihre Bestände fachgerecht zu betreuen und für Nutzer zugänglich zu machen.”
Formulierungen
Vom Füllwort zur starken Aussage
Aktive Verben, präzise Beschreibungen: So verwandeln Sie Ihre archivischen Tätigkeiten in überzeugende Leistungsnachweise zur Sicherung des kulturellen oder unternehmerischen Gedächtnisses.
Vorher: Passiv & Unsicher
“Akten geordnet.”
Nachher: Aktiv & Überzeugend
“Ordnung und Verzeichnung von Schriftgut nach dem Provenienzprinzip sowie die Klassifizierung und Indexierung nach dem internationalen Standard ISAD(G).”
Vorher: Passiv & Unsicher
“Leuten geholfen.”
Nachher: Aktiv & Überzeugend
“Wissenschaftliche und genealogische Nutzerberatung im Lesesaal sowie die Bearbeitung von komplexen schriftlichen und telefonischen Anfragen.”
Vorher: Passiv & Unsicher
“Sachen eingescannt.”
Nachher: Aktiv & Überzeugend
“Planung und Durchführung von Digitalisierungsmaßnahmen, inklusive der Qualitätskontrolle der Scans und der Erstellung von Metadaten zur digitalen Langzeitarchivierung.”
Skills & Werkzeuge
Die richtigen Fähigkeiten & Werkzeuge
Fokussieren Sie sich auf die wichtigsten Kompetenzen. Fähigkeiten in der Bewertung, Ordnung und Verzeichnung von Archivgut, Kenntnisse in der digitalen Langzeitarchivierung und in der Nutzerberatung sind entscheidend.
Archivinformationssysteme
Standards & Regelwerke
Digitalisierung & Präsentation
Hauptteil
Den Hauptteil überzeugend gestalten
Zeig, was du kannst, warum du es kannst und warum du zu diesem Unternehmen passt.
Zeigen Sie, welche Bestände Sie erschlossen, welche Findmittel Sie erstellt und welche Digitalisierungsprojekte Sie betreut haben. Verbinden Sie Ihre Aufgaben mit konkreten Ergebnissen: verbesserte Recherchemöglichkeiten, gesicherte Originale, höhere Nutzerzufriedenheit.
Verantwortung: Bewertung, Ordnung und Verzeichnung von Archivgut
Wirkung: Eigenständige Erschließung des historischen Aktenbestandes "[Name des Bestandes]" mit über 200 Akteneinheiten, inklusive der Erstellung eines Online-Findbuchs, das den wissenschaftlichen Zugriff auf diese Quellen erstmals ermöglichte.
Beispiel-Formulierung:
“Meine Kernkompetenz ist es, aus ungeordneten Unterlagen strukturiertes und zugängliches Wissen zu schaffen. Durch die systematische Verzeichnung eines wichtigen Nachlasses habe ich einen wertvollen Bestand für die Forschung erschlossen und dessen langfristige Nutzbarkeit sichergestellt.”
Verantwortung: Konzeption und Betreuung von Digitalisierungsprojekten
Wirkung: Leitung eines Projekts zur Digitalisierung und Online-Stellung der historischen Fotosammlung, was zu einer Verdopplung der Online-Zugriffe und zahlreichen neuen Anfragen aus der Öffentlichkeit führte.
Beispiel-Formulierung:
“Ich gestalte aktiv den digitalen Wandel in Archiven. Das von mir geleitete Digitalisierungsprojekt hat nicht nur wertvolle Originale geschützt, sondern unser Archiv auch für neue, digitale Nutzergruppen geöffnet und die öffentliche Wahrnehmung positiv gestärkt.”
Verantwortung: Beratung von Archivnutzern und Beantwortung von Anfragen
Wirkung: Betreuung von über 100 Nutzern im Lesesaal sowie die Bearbeitung von 50 schriftlichen Anfragen zur Unternehmensgeschichte, was zu mehreren wissenschaftlichen Publikationen und positiven Rückmeldungen führte.
Beispiel-Formulierung:
“Ich verstehe mich als Dienstleister und Vermittler. Durch eine kompetente und freundliche Beratung unterstütze ich Forschende, Heimatkundler oder interne Abteilungen dabei, in unseren Beständen genau die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit benötigen.”
Best Practices
Dos & Don'ts für dein Anschreiben
Einige simple Regeln können den Unterschied machen. Halten Sie sich an diese Best Practices, um einen extrem sorgfältigen, verantwortungsbewussten und dienstleistungsorientierten Eindruck zu hinterlassen.
- Ein Höchstmaß an Sorgfalt, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein vermitteln.
- Kenntnisse in archivischen Standards und IT-Systemen konkret benennen.
- Die Dienstleistungsorientierung gegenüber den Archivnutzern betonen.
- Ein absolut fehlerfreies, formell korrektes und klar strukturiertes Anschreiben.
- Den Eindruck von Nachlässigkeit oder mangelnder Genauigkeit erwecken.
- Sich als "verstaubter Kellermeister" darstellen, der den digitalen Wandel verschlafen hat.
- Rechtschreib- und Grammatikfehler – das ist in diesem Berufsfeld unverzeihlich.
- Kein Verständnis für den spezifischen Auftrag des jeweiligen Archivs zeigen.
Fehler vermeiden
Häufige Fehler (und wie du sie vermeidest)
Diese Fehler können die Chance auf ein Vorstellungsgespräch kosten. Lernen Sie aus den Fehlern anderer und stellen Sie sicher, dass Ihr Anschreiben frei davon ist.
Häufiger Fehler
Die Bewerbung ist zu "historisch" und zu wenig "managementorientiert"
Bessere Lösung
Archivarbeit ist heute viel mehr als nur Geschichte. Betonen Sie Ihre Management-Kompetenzen: Projektmanagement (z.B. bei der Digitalisierung), Prozessmanagement (z.B. beim Aktenzugang), Ressourcenmanagement (z.B. Magazinplanung) und Wissensmanagement. Zeigen Sie, dass Sie ein moderner Informationsmanager sind.
Häufiger Fehler
Die digitale Kompetenz wird nicht ausreichend dargestellt
Bessere Lösung
Die Zukunft der Archive ist digital. Sprechen Sie aktiv über Ihre Erfahrungen mit digitaler Langzeitarchivierung, der Verwaltung von Fachverfahren, der Arbeit mit Datenbanken und Online-Findmitteln. Zeigen Sie, dass Sie nicht nur mit Pergament, sondern auch mit Petabytes umgehen können.
Schlusssatz
Der perfekte Schlusssatz
Ein gelungener Abschluss bleibt im Gedächtnis. Beenden Sie Ihr Anschreiben mit einem klaren Bekenntnis zu Ihrer Rolle als Hüter und Vermittler von historischem Wissen.
Standard & Professionell
“Ich bin überzeugt, mit meiner fachlichen Qualifikation und meiner sorgfältigen Arbeitsweise einen wertvollen Beitrag zur Sicherung und Vermittlung Ihrer Bestände leisten zu können. Auf ein persönliches Gespräch freue ich mich sehr. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]”
Engagiert & Verantwortungsbewusst
“Ich brenne darauf, die verantwortungsvolle Aufgabe der Bewahrung Ihres Archivguts zu übernehmen und es für zukünftige Generationen nutzbar zu machen. Gerne überzeuge ich Sie in einem Gespräch von meiner Motivation. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]”
Ratgeber