“Dieses Anschreiben hat mir geholfen, meine Rolle als proaktive Mitdenkerin und strategische Unterstützung zu positionieren, nicht nur als Sekretärin. Das war entscheidend.”
Katrin W., Executive Assistant
Einleitung
Starke Einleitungen für Assistenz der Geschäftsführung
Der erste Satz entscheidet. Ein souveräner, proaktiver Einstieg, der Ihre Rolle als vertrauenswürdige rechte Hand und organisatorisches Superhirn unterstreicht, schafft sofort einen professionellen Eindruck.
“Eine exzellente Geschäftsführung benötigt eine exzellente Assistenz, die nicht nur verwaltet, sondern vorausschauend mitdenkt. Als erfahrene und loyale Assistentin mit einem tiefen Verständnis für unternehmerische Prozesse bewerbe ich mich, um Ihnen den Rücken freizuhalten.”
“Mit [Anzahl] Jahren Erfahrung als rechte Hand des Vorstands, absoluter Diskretion und einem ausgeprägten Organisationstalent bin ich bereit, das anspruchsvolle Tagesgeschäft für Ihre Geschäftsführung professionell und effizient zu managen.”
Formulierungen
Vom Füllwort zur starken Aussage
Aktive Verben, souveräne Formulierungen: So verwandeln Sie Ihre unterstützenden Tätigkeiten in überzeugende Management-Leistungen.
Vorher: Passiv & Unsicher
“Termine gemacht.”
Nachher: Aktiv & Überzeugend
“Eigenverantwortliche Koordination und Überwachung des Terminkalenders der Geschäftsführung inklusive der Priorisierung von Anfragen und des proaktiven Managements von Terminkonflikten.”
Vorher: Passiv & Unsicher
“Präsentationen erstellt.”
Nachher: Aktiv & Überzeugend
“Erstellung und Gestaltung von professionellen PowerPoint-Präsentationen und Reports für interne und externe Meetings auf Basis von Stichworten und Daten der Geschäftsführung.”
Vorher: Passiv & Unsicher
“Post bearbeitet.”
Nachher: Aktiv & Überzeugend
“Screening und Priorisierung der Eingangs- und E-Mail-Korrespondenz sowie die eigenständige Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen nach Rücksprache.”
Skills & Werkzeuge
Die richtigen Fähigkeiten & Werkzeuge
Fokussieren Sie sich auf die wichtigsten Kompetenzen. Absolute Diskretion, Organisationstalent, proaktives Mitdenken, Kommunikationsstärke auf allen Ebenen und exzellente Office-Kenntnisse sind entscheidend.
Office-Anwendungen
Kollaboration & Projektmanagement
Reisebuchung & Kommunikation
Hauptteil
Den Hauptteil überzeugend gestalten
Zeig, was du kannst, warum du es kannst und warum du zu diesem Unternehmen passt.
Zeigen Sie, welche Verantwortung Sie getragen, welche Projekte Sie koordiniert und wie Sie die Geschäftsführung entlastet haben. Verbinden Sie Ihre Aufgaben mit dem konkreten Ergebnis: perfekt organisierte Termine und Reisen, professionell vorbereitete Meetings, reibungslose Abläufe im Hintergrund.
Verantwortung: Umfassendes Termin- und Reisemanagement
Wirkung: Sicherstellung eines maximal effizienten Tagesablaufs für die Geschäftsführung durch eine proaktive, vorausschauende Terminplanung und die lückenlose Organisation von komplexen internationalen Dienstreisen.
Beispiel-Formulierung:
“Meine Aufgabe ist es, der Geschäftsführung den Rücken freizuhalten, damit sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann. Ich manage den Kalender nicht nur, ich denke ihn strategisch mit, plane Pufferzeiten und sorge mit perfekt organisierten Reiseunterlagen für einen reibungslosen Ablauf – egal in welcher Zeitzone.”
Verantwortung: Vorbereitung und Organisation von Meetings und Gremiensitzungen
Wirkung: Gewährleistung von effektiven und ergebnisorientierten Sitzungen durch die sorgfältige Vorbereitung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen sowie die zeitnahe Erstellung von aussagekräftigen Protokollen.
Beispiel-Formulierung:
“Ein gutes Meeting beginnt lange vor dem eigentlichen Termin. Ich sorge dafür, dass alle Teilnehmer bestens vorbereitet sind und alle notwendigen Informationen vorliegen. Meine strukturierten Protokolle halten nicht nur die Ergebnisse fest, sondern stellen auch die Nachverfolgung der beschlossenen Maßnahmen sicher.”
Verantwortung: Schnittstellenfunktion und interne/externe Korrespondenz
Wirkung: Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses als zentraler Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder (Aufsichtsrat, Kunden, Partner) und eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung.
Beispiel-Formulierung:
“Ich bin die diskrete und verbindliche Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und ihren Ansprechpartnern. Ich kommuniziere auf allen Ebenen professionell, freundlich und zielgerichtet und weiß genau, welche Informationen ich eigenständig bearbeiten kann und welche der Geschäftsführung vorgelegt werden müssen.”
Best Practices
Dos & Don'ts für dein Anschreiben
Einige simple Regeln können den Unterschied machen. Halten Sie sich an diese Best Practices, um einen absolut loyalen, vorausschauenden und unerschütterlich professionellen Eindruck zu hinterlassen.
- Loyalität, absolute Vertrauenswürdigkeit und Diskretion ausstrahlen.
- Ein Höchstmaß an Organisationstalent und vorausschauendem Denken vermitteln.
- Souveränität, Professionalität und eine "Can-do"-Einstellung zeigen.
- Ein absolut tadelloses, fehlerfreies und professionell formuliertes Anschreiben.
- Indiskret oder geschwätzig wirken.
- Sich als reine/r "Sekretär/in" ohne Mitdenken und Eigeninitiative darstellen.
- Rechtschreibfehler oder eine unprofessionelle Formatierung – ein absolutes K.O.-Kriterium.
- Negative Äußerungen über frühere Vorgesetzte.
Fehler vermeiden
Häufige Fehler (und wie du sie vermeidest)
Diese Fehler können die Chance auf das Vorstellungsgespräch kosten. Lernen Sie aus den Fehlern anderer und stellen Sie sicher, dass Ihr Anschreiben frei davon ist.
Häufiger Fehler
Die Bewerbung ist zu passiv und listet nur administrative Tätigkeiten auf
Bessere Lösung
Eine Top-Assistenz ist proaktiv, kein reiner Befehlsempfänger. Beschreiben Sie, wo Sie mitgedacht, Probleme vorhergesehen und Prozesse eigenständig optimiert haben. Statt "Ich habe Reisen gebucht" schreiben Sie "Ich habe durch geschickte Buchung die Reisekosten um 15% gesenkt". Zeigen Sie Ihren Mehrwert!
Häufiger Fehler
Die "Gatekeeper"-Funktion wird nicht deutlich
Bessere Lösung
Die Assistenz schützt die Zeit der Geschäftsführung. Das erfordert Diplomatie und Stärke. Beschreiben Sie, wie Sie Anfragen priorisieren, unwichtige Termine abschirmen und als Puffer zwischen der Geschäftsführung und dem Rest der Welt agieren. Das beweist, dass Sie diese anspruchsvolle Rolle verstanden haben.
Schlusssatz
Der perfekte Schlusssatz
Ein gelungener Abschluss bleibt im Gedächtnis. Beenden Sie Ihr Anschreiben mit einem klaren Bekenntnis zu Ihrer Rolle als loyale und leistungsstarke Unterstützung der Unternehmensspitze.
Standard & Professionell
“Gerne möchte ich Sie mit meinem Organisationstalent, meiner Loyalität und meiner proaktiven Arbeitsweise entlasten. Auf ein persönliches und selbstverständlich vertrauliches Gespräch freue ich mich sehr. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]”
Souverän & Partnerschaftlich
“Ich bin bereit, als Ihre vertrauensvolle rechte Hand zu agieren und Ihnen den Rücken für das Wesentliche freizuhalten. Lassen Sie uns im Gespräch herausfinden, wie ich Sie am besten unterstützen kann. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]”
Ratgeber